どこの会社にも独自の社内制度やユニークな取組みがありますよね。
今回は地域新聞社がお客様とのコミュニケーションツールの1つとして、活用しているサンキューレターをご紹介します。
【目次】
１．そもそもサンキューレターってなに？？
２．地域新聞社でのサンキューレター活用方法とは
３．お客様に気持ちが伝わるサンキューレターの書き方とは！
４．まとめ
サンキューレターとは、文字通り「感謝の気持ちを伝える手紙」のことです。
出会えたご縁を大切にしたいという思いから、お会いしたお客様に手書きのハガキをお送りしています。
感謝の気持ちを伝えることはもちろんですが、お客様にしっかりと「地域新聞社」を覚えてもらうきっかけや、次回訪問時の話のタネにもなりますので、多くの営業社員がサンキューレターを活用しています。
実際の地域新聞社でのサンキューレター活用方法についてお話しします。
弊社では、サンキューレターのデザインにも力を入れており、季節に合わせたデザインや会社のマスコットキャラクター「ちいきくん」が登場するものなど、時期やお客様にあったデザインのものを活用しています。
また、担当営業の似顔絵入りのデザインもあり、顔を覚えてもらうきっかけにもなっています。送り先のお客様は忙しい方が多いため、たくさん届く郵便物の中にせっかくのハガキが埋もれてしまう可能性があります…。
そんな時、似顔絵入りのデザインだと「先日訪問してくれた〇〇さんだ！」と思ってもらえ、送り先のお客様の目に留まりやすくなります。
その他にも、弊社営業の中には、自分でサンキューレターをデザインし、そこにメッセージを記入している人もいます。自分でデザインすることで、趣味や出身地に関するイラストなどを入れることができ、相手に自分をより知ってもらえます。
手紙の文章に思いを込めることはもちろんですが、ハガキそのものにもこだわりを持って、自分らしさを伝えるようにしています。
地域新聞社では、人と人を結ぶ大事なツールとして「サンキューレター」を活用しています。
では、具体的にどのようなことに気を付けてサンキューレターを書けばよいのでしょうか？
気をつけるポイントを3つにまとめました。
１．営業感をあまり出しすぎない
あくまでもサンキューレターはお礼状です。
営業（商品案内等）を感じさせる文言はなるべく入れないようにしましょう。
２．特別感を演出する
あなたが手紙をもらった時、誰にでも使いまわせる文言ばかりが羅列された手紙と、自分だけのために書いてくれた手紙、どちらが嬉しいでしょうか？もちろん後者の手紙の方が嬉しいですよね？感謝の気持ちを伝えることはもちろんですが、会ったときに話した内容に触れるなど、「あなたに送る手紙」ということが伝わるように工夫しましょう。
３．できるだけ当日に投函する
できるだけお会いした、その日のうちに投函しましょう。届く日程が遅くなるほど、お客様に忘れられてしまう可能性も高まります。クイックレスポンスを意識しましょう。
サンキューレターは人と人を結ぶ大切なコミュニケーションツールです。「あなただけに送る手紙」を意識した内容でなければ効果は半減します。会ったときに話した内容や最近身の回りでおきた出来事など、より特別感を与える内容にしてみると効果を発揮しやすいでしょう。
ただサンキューレターを送るのではなく、コミュニケーションツールということを意識して、大切なお客様に手紙を書いてみてはいかがですか？
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